「メールで届いた請求書、とりあえず印刷してファイルに綴じておこう」
「Amazonの領収書、画面を印刷して経費精算に回そう」
これまで当たり前に行われてきたこの処理、今の法律（電子帳簿保存法）では原則NGだということをご存知でしょうか？
2024年（令和6年）1月から完全義務化されたこの法律により、「データで受け取ったものは、データのまま保存しなければならない」というルールが厳格化されました。
この記事では、経理担当者が最低限知っておくべき電帳法のルールと、具体的な対応方法について解説します。
結論：入り口によって出口が違う
- データで来たもの（電子取引）
メール添付のPDF、Web明細、Amazon領収書など。
→ データのまま保存が義務！（印刷して保存は原則不可） - 紙で来たもの
手書きの領収書、郵送された請求書など。
→ 紙のまま保存でOK。
※スキャンしてデータ保存することも可能（スキャナ保存制度）。
ややこしい「3つの区分」を整理
電子帳簿保存法は、大きく3つの区分に分かれています。
すべてをやる必要はありません。「絶対にやらなければならないこと」は1つだけです。
| 区分 | 内容 | 対応の必要性 |
|---|---|---|
| ① 電子帳簿等保存 | 会計ソフトで作った帳簿をデータのまま保存すること。 | 任意（希望者のみ） |
| ② スキャナ保存 | 紙の領収書をスマホ等で撮影し、原本（紙）を捨てること。 | 任意（希望者のみ） |
| ③ 電子取引データ保存 | ネットやメールでやり取りしたデータを保存すること。 | 義務（全員必須） |
つまり、多くの企業にとって喫緊の課題は「③ 電子取引データ保存」への対応です。
「電子取引」の保存ルール（検索要件）
ただPCのデスクトップに保存しておけば良いわけではありません。
税務調査が入った際、調査官がすぐにデータを探せるように、以下の「検索機能」を持たせる必要があります。
- 取引年月日
- 取引金額
- 取引先名
専用の保存システム（クラウド会計のストレージ機能など）を導入していれば自動で対応できますが、システムがない場合は「ファイル名」を工夫することで要件を満たせます。
お金のかからない対応策：ファイル名で管理
PDF等のファイル名を、以下のようなルールで統一して保存します。
【推奨ファイル名】
日付_取引先名_金額.pdf
例：20241031_アマゾン_1100.pdf
このようにリネームして、月ごとのフォルダに格納しておけば、「エクスプローラーの検索機能」で日付や金額を指定して探せるため、法律の要件をクリアできます。
よくある質問
Q. 紙の領収書は捨てていいの？
A. 「スキャナ保存」の要件を満たせば捨てられます。
ただし、ただスキャンすれば良いわけではなく、「受領後〇日以内に入力」「タイムスタンプの付与」「解像度の要件」など厳しいルールがあります。
運用が手間になる場合は、無理にスキャン保存を導入せず、「紙は紙のままファイルに綴じて保存」し続ける方が簡単で安全です。
Q. 間違って印刷して保存していたら罰金？
A. すぐに罰則はありませんが、指導が入ります。
以前は厳格でしたが、現在は「猶予措置」があります。
どうしてもシステム対応が間に合わないなどの相当の理由があり、税務調査の求めに応じて「データのダウンロード」および「印刷物の提示」ができる状態であれば、当面は問題ないとされています。
とはいえ、原則はデータ保存ですので、徐々に移行していく必要があります。
まとめ
電子帳簿保存法対応の第一歩は、以下の切り分けを徹底することです。
- 紙でもらった領収書 → そのまま紙で保存（今まで通り）。
- メール・Webの領収書 → ファイル名を変えてフォルダ保存（NEW!）。
特にAmazonや楽天などのECサイト利用分、サーバー代やクラウドツールの請求書は「電子取引」に該当します。
印刷して終わりにするのではなく、PDFデータをしっかりとフォルダに格納する習慣をつけましょう。
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